Skenování dokumentů,,en,Jaké jsou obchodní výhody,,en,ten, který ukládá vaše dokumenty na jednom místě,,en,a zároveň vám umožní najít požadovaný soubor během několika sekund,,en,Dovolte mi se vás na to zeptat,,en,proč byste se rozhodli ukládat soubory ve své kanceláři, když můžete bezpečně načítat dokumenty do počítače,,en,Někteří z vás se mohou změnit,,en,zatímco jiní mohou mít dojem, že přechod od nakládání s tištěnými kopiemi k elektronickým souborům nemusí být tak bezpečný,,en,Řeknu vám, proč je nezbytné implementovat systém skenování dokumentů,,en,Budu pokrývat tyto klíčové výhody,,en,Zvýšená bezpečnost,,en,Spolehlivé plány zálohování,,en,Zlepšuje vaši ekologickou stopu,,en,Lepší služby zákazníkům,,en,Ušetří vám čas a peníze,,en,Poskytuje snadnější přístupnost,,en,Co je skenování dokumentů a jak může pomoci,,en – What Are The Business Benefits?
Přehled:
Do you enjoy sifting through various files looking for the right document? It can be a time-consuming task, which is why it is vital to consider implementing a document scanning system, one that stores your documents in a single spot, while also allowing you to find the desired file within seconds.
Let me ask you this: why would you opt to store files in your office when you can safely load documents to your computer? Some of you may fear change, while others may be under the impression that transitioning from dealing with hard copies to electronic files may not be as safe.
Throughout this article, I will tell you why it’s essential to implement a document scanning system. I will cover these key benefits:
- Heightened security
- Reliable back-up plans
- Improves your ecological footprint
- Betters customer service
- Saves you time and cash
- Gives you easier accessibility
What is document scanning and how can it help?
To put it simply: skenování dokumentů znamená skenování tištěných kopií důležitých dokumentů do počítače,,en,se správným systémem,,en,celý proces vám umožní přístup k celé řadě užitečných funkcí,,en,některé skenery uloží vaše soubory, například soubory slov, nikoli obrázky,,en,když zadáte klíčové slovo,,en,váš soubor se objeví,,en,ostatní skenery načtou vaše soubory pouze jako obrázky,,en,takže je obtížné udržet krok s převodem dokumentů do textového souboru nebo organizováním hromadných skenů,,en,Skenování dokumentů může pomoci provést proces načítání,,en,ukládání,,en,a vyhledávání souborů je velmi snadné a efektivní,,en,Jaké funkce byste měli hledat,,en,Když hledáte správný skener dokumentů pro vaši firmu,,en,je důležité vědět, které funkce mohou být přínosem pro vaše podnikání,,en,v podstatě,,en. Yet, with the proper system, the entire process will enable you to access a variety of helpful features.
For example, some scanners will save your files like word files rather than images. Therefore, when you type in a keyword, your file will pop up. However, other scanners will only load your files as images, making it hard to keep up with converting your documents to a word file or organizing bulk scans.
Document scanning can help to make the process of loading, storing, and searching for files super easy and efficient.
Which features should you look for?
When you’re researching for the right document scanner for your business, it’s essential to know which features can benefit your business. However, in essence, většina firem bude těžit z těchto funkcí,,en,Systém, který umožňuje skenovat hromadu dokumentů,,en,Automatické funkce rozpoznávající soubor, který nahráváte,,en,Optické rozpoznávání znaků,,en,OCR,,en,- tato funkce umožňuje snadno převádět soubory PDF do textových dokumentů,,en,což usnadňuje vyhledávání potřebných dokumentů pomocí klíčových slov,,en,Systém, do kterého se ukládají vaše soubory,,en,spíše než v databázi - ukládání souborů na a,,en,může komplikovat záležitosti,,en,Systém skenování dokumentů, který usnadňuje sdílení souborů se zaměstnanci,,en,zákazníky,,en,a obchodní partneři,,en,Kde najdete systém skenování dokumentů, který obsahuje všechny tyto funkce a další,,en,Vřele doporučuji prozkoumat předem skenovací program, jako je HP,,en,Určitě to stojí za to,,en:
- A system that allows you to scan a heaping pile of documents
- Automated features that recognize the file you’re uploading
- Optical Character Recognition (OCR)—this feature allows you to convert PDF files to word documents easily, making it easy to search for the document-in-need via keywords
- A system that saves your files on Windows rather than on a database—saving your files on a database can complicate matters
- A document scanning system that makes it easy to share files with employees, customers, and business partners
Where can you find a document scanning system that includes all of these features and more? I highly recommend looking into an advance scanning program like HP. It’s definitely worth it.
Jak může systém pro skenování dokumentů prospět vaší firmě,,en,Řeknu ti o tom všechno níže,,en,Co se stane, když někdo vstoupí do vaší kanceláře a ukradne vaše soubory,,en,Při skenování souborů do počítače,,en,nebudete se muset starat o krádež,,en,většina systémů vám dává možnost sledovat, kdo má přístup ke každému souboru,,en,můžete provést další bezpečnostní opatření, abyste zajistili, že se do vašeho počítače nikdo nedostane,,en,Pro své soubory můžete vytvořit 12místné heslo,,en,Nezapomeňte zahrnout symboly,,en,a velká a malá písmena,,en,Některé statistiky uvádějí, že hackerovi bude stačit dvě stě let, než zjistí dvanáctimístné heslo,,en,Myslíte si, že by chtěl celý svůj život strávit prací na úkolu, který nikdy nezlomí?,,en,Zkontrolujte, kdo může přistupovat k vašim souborům v systému,,en? I will tell you all about it below.
- Heightened security
What happens if someone breaks into your office and steals your files? When you scan your files onto your computer, you won’t have to worry about theft. For example, most systems grant you the ability to track who has accessed each file. Plus, you can perform other security measures to ensure that no one will break into your computer. How?
- You can create a 12-letter password for your files. Be sure to include symbols, numbers, and uppercase and lowercase letters. Some statistics note that it will take a hacker two hundred years to figure out a 12-letter password. Do you think he or she would like to spend their entire life working on a task that they will never crack? Probably not.
- Check who can access your files in the cloud. Můžete snadno sledovat, kdo se podíval na které dokumenty,,en,Zvažte najmout hackera bílého klobouku k provedení,,en,penetrační test,,en,Bílý klobouk hacker zná a chápe metody, které hackeři černých klobouk používají ke krádeži informací,,en,takže vás bude informovat o tom, jak můžete zvýšit vaši bezpečnost,,en,Svou bezpečnost můžete zvýšit investováním do systému správy dokumentů,,en,DMS,,en,Životaschopný DMS vám poskytne funkci podobnou kabinetu, která vám umožní uspořádat soubory,,en,pomůže zmírnit vaši mysl, pokud jde o strach,,en,nebo nedůvěryhodný zaměstnanec,,en,Co uděláte, když vaše kancelář stoupá v plamenech,,en,Nebo pokud povodeň zničí vaše soubory,,en,Přesun bude trvat věky,,en,organizovat,,en,a zjistit, jak získat důležité dokumenty,,en,většina systémů správy dokumentů je kompatibilní s cloudovými systémy,,en.
- Consider hiring a white-hat hacker to perform a penetration test. A white-hat hacker knows and understands the methods black-hat hackers use to steal information, so he or she will inform you of how you can heighten your security.
You can up your security by investing in a document management system (DMS). A viable DMS will provide you with a cabinet-like feature that enables you to organize your files, a bezpečnostní will help to ease your mind when it comes to fearing hackers or an untrustworthy employee.
- Reliable back-up plans
What will you do if your office goes up in flames? Or if a flood destroys your files? It will take ages to relocate, organize, and figure out how to retrieve important documents. Thankfully, most document management systems are compatible with cloud systems.
Pokud jste velký podnik,,en,můžete se podívat do jednoho horkého,,en,Studený,,en,nebo archivované cloudové systémy - vše záleží na tom, co vaše firma potřebuje,,en,Mějte na paměti, že horké skladování stojí více než chlazení,,en,je důležité vědět, že soubory můžete vždy zálohovat,,en,což může pomoci uchovat vaše dokumenty v bezpečí, zda došlo k požáru,,en,zaplavit,,en,nebo selhání počítače,,en,Proč plýtvat papírem, když můžete jít bez papíru,,en,V dnešním dni a věku,,en,převedení obchodního plánu na postupy šetrné k životnímu prostředí se stalo nanejvýš důležité,,en,Můžete dokonce ušetřit nějaké peníze, když jdete do bezpapírové kanceláře,,en,Náklady na kopírování se mohou časem zvyšovat,,en,takže čím méně papíru musíte kopírovat,,en,čím méně peněz utratíte,,en, you can look into either hot, cold, or archived cloud systems—it all depends on what your business needs. Keep in mind that hot storage costs more than cold storage!
However, it’s vital to know that you can always back-up your files, which can help to keep your documents safe whether there’s a fire, flood, or a computer break down.
- Improves your ecological footprint
Why waste paper when you can go paperless? In today’s day and age, revamping your business plan to environmentally-friendly practices has become of the utmost importance. You may even save some money when you go to a paperless office. Photocopy costs can add up over time, so the less paper you have to copy, the less money you’ll spend.
- Betters customer service
Proč ztrácet čas hledáním dokumentu, který zákazník potřebuje, když najdete soubor pomocí několika kliknutí myší,,en,Když zákazník,,en,obchodní partner,,en,nebo vám zavolá někdo s dotazem týkajícím se podnikání,,en,je nezbytné rychle najít potřebné informace,,en,Může být snadné zapomenout, že potřebujete najít informace pro zákazníka,,en,zvláště pokud musíte prosít skrz papírové dokumenty,,en,skenování dokumentů vám umožní najít soubory téměř okamžitě,,en,můžete mít kreativitu s tím, jak si soubory organizujete, když je máte v počítači,,en,ale existuje jen tolik způsobů, jak můžete třídit tištěné kopie svých dokumentů,,en,Proč platit zaměstnanci, aby hledali tištěnou kopii dokumentu jednu nebo dvě hodiny, když soubor najdou během několika minut na počítači,,en? When a customer, business partner, or someone with a business-related inquiry calls you, it’s essential to find the information they need fast. It can be easy to forget that you need to find information for a customer, especially if you have to sift through cabinets of paper documents. However, document scanning enables you to find the files almost immediately.
Plus, you can get creative with how you organize your files when you have them on your computer, but there are only so many ways you can sort hard copies of your documents.
- Saves you time and cash
Why pay an employee to look for a hard copy of a document for an hour or two when they can find the file within minutes on a computer? Pokud platíte svému zaměstnanci,,en,USD za hodinu,,en,tuto částku utratíte za dokončení zbytečného úkolu,,en,vaši zaměstnanci mohou pracovat na jiném zaměstnání,,en,ten, který může pomoci rozvíjet vaše podnikání,,en,skenování souborů do počítače vám ušetří čas a peníze,,en,Proč sdílet soubor prostřednictvím e-mailu, když každý ve vaší kanceláři má přístup k souboru na stejném místě,,en,Bojí se, že někdo uvidí soubor,,en,Pomocí hesel a dalších bezpečnostních opatření můžete zajistit, že soubor uvidí pouze správní lidé,,en,Když existuje jediný přístupový bod,,en,každý může sdílet,,en,Pohled,,en,a přijímat soubory na jednom místě,,en,díky čemuž je celý proces velmi efektivní,,en,Půjdete z kanceláře naplněné papírem do prostoru bez papíru,,en,Systém skenování dokumentů pomůže uvolnit cenné kancelářské prostory,,en,snížení nákladů,,en 30 USD per hour, you will have spent that amount on completing an unnecessary task. Therefore, your employees can work on another job, one that can help to advance your business. In the end, scanning your files to your computer will save you time and money.
- Gives you easier accessibility
Why share a file via email when everyone within your office can access the file in the same spot? Worried that someone will see the file? You can use passwords and other security measures to ensure that only the right people will view the file.
When there’s a single point of access, everyone can share, view, and receive files in one spot, making the entire process super-efficient.
Will you go from a paper-filled office to a paper-free space? A document scanning system will help to free up valuable office space, reduce costs, a vytvořit efektivnější pracovní prostředí,,en,V tomto článku jsme diskutovali různé obchodní výhody skenování dokumentů,,en,O skenování dokumentů a jejich výhodách bude diskutováno mnohem více bodů,,en,pokryli jsme některé z klíčových výhod,,en,Doufám, že vám to pomůže pochopit základní obchodní výhody skenování dokumentů,,en,techalpine.com/business-benefits-of-document-scanning,,en.
Závěr
In this article we have discussed different business benefits of document scanning. There will be much more points to discuss about document scanning and their advantages. Here, we have covered some of the key benefits. Hope this will help you to understand the basic business advantages of document scanning.
